Avec ITESOFT, UGIPS Gestion accélère le traitement des dossiers des clients : plus d'1 million de documents par an

17 Avril, 2014, 08:00 BST de ITESOFT

RUEIL MALMAISON, France, April 17, 2014 /PRNewswire/ --

UGIPS Gestion, filiale du groupe AXA, s'appuie sur ITESOFT depuis plus de 10 ans pour la capture intelligente de ses documents entrants et l'optimisation de ses processus métier de gestion clients. Elle vient de passer à la capture multicanal via un portail web et la capture e-mails. 

Les bénéfices retirés par UGIPS Gestion dans son projet de dématérialisation et d'optimisation des flux clients, illustrent parfaitement les résultats du dernier Baromètre  CXP «  Optimisation de la relation client via la dématérialisation des flux  ». L'amélioration de la productivité, de la satisfaction client et de la traçabilité des processus sont bien au rendez-vous.

  • Quand optimisation des coûts rime avec amélioration de la qualité de service client 

UGIPS Gestion est filiale du groupe AXA spécialisé dans la gestion d'assurances collectives. Précurseur dans la dématérialisation des documents papier, c'est en 2003 que la société débute sa collaboration avec ITESOFT avec le souhait d'automatiser le traitement des frais médicaux pour en réduire les coûts, et d'améliorer la réactivité de ses gestionnaires et mieux satisfaire à ses engagements clients. Un projet qui se limitait à l'origine à 100 000 dossiers par an, et qui s'est rapidement étendu dès 2004 au processus de gestion de  « Désignations Bénéficiaires ». Un stock physique de 600 000 dossiers existants a été intégré à la plateforme de gestion, en parallèle du traitement de flux quotidiens de documents réceptionnés au sein de ce processus : « ce sont 200 000 nouveaux dossiers entrants qui sont concernés chaque année », explique Eric Boudet, Responsable Informatique et membre du Comité de Direction chez UGIPS Gestion.

  • Une collaboration qui ne cesse de s'étendre au fil du temps 

Fort de la réussite de cette première étape, UGIPS Gestion décide logiquement en 2010 de dématérialiser l'intégralité de ses courriers entrants, soit plus d'1 million de documents par an. L'objectif est alors de traiter tout  document entrant par voie postale et qu'il soit consultable par les gestionnaires à J+0. « Une révolution « culturelle », sur laquelle ITESOFT nous a très bien accompagnés, car du jour au lendemain les gestionnaires n'ont plus géré aucun document papier », ajoute Eric Boudet. Un changement radical de méthodes de travail, facilité par la souplesse de l'outil ITESOFT qui a permis de mutualiser les ressources et processus entre les deux sites de Paris et de Chantilly. « Nous avons observé un gain de temps certain grâce à la collaboration entre les deux sites, grâce au partage simplifié et instantané de l'information, mais également grâce la qualité accrue du traitement que nous pilotons en temps réel via un tableau de bord et des indicateurs métier », souligne-t-il.

La souplesse du système est telle qu'elle permet de faire passer les urgences en priorité. « Une réactivité particulièrement appréciée notamment pour les demandes de prise en charge hospitalière, dont les délais d'engagement sont très courts », précise Eric Boudet.

  • La capture multicanal, vecteur d'innovation 

En 2013, face à la montée en puissance de l'utilisation des canaux digitaux, UGIPS Gestion capitalise sur sa plateforme ITESOFT et passe à la capture multicanal. Deux nouveaux flux sont intégrés : les dossiers des assurés par e-mail et les Désignations Bénéficiaires électroniques réceptionnées sur un portail web dédié. Ces dernières sont authentifiées grâce à une signature électronique et confirmées via l'envoi automatique d'une confirmation électronique. La gestion entièrement dématérialisée de ce dernier processus, diminue de manière significative les coûts de traitement, mais également délivre aux assurés une meilleure qualité de service en supprimant la lourdeur administrative : une désignation traitée plus vite, plus sûrement et en toute confidentialité. Désormais, quel que soit le canal d'entrée choisi par le client (courrier postal, email, fax ou portail web), l'ensemble des documents sont centralisés dans la GED ITESOFT et consultables instantanément depuis n'importe quel site. A la clé : une efficacité et un confort de travail accrus pour tous les gestionnaires.

« L'adaptabilité de la solution, au travers de sa capacité à intégrer de nouveaux flux, est l'une des raisons pour lesquelles nous travaillons depuis tant d'années avec ITESOFT et ce pourquoi notre collaboration est amenée à durer», conclut Eric Boudet.

À propos d'UGIPS Gestion http://www.ugipsgestion.fr

>Société Anonyme créée en janvier 2000

>Chiffre d'affaire 2013 de 12 000 000 €

>Une équipe constituée de plus de 200 personnes réparties sur les différentes gestions

  • Frais médicaux
  • Décès
  • Bénéficiaires en cas de décès
  • Incapacité
  • invalidité
  • Retraite
  • Emprunteurs
  • Sélection médicale

>Une gestion en 6 langues : français, allemand, anglais, espagnol, italien et portugais

>Un spécialiste de la gestion des assurances collectives

  • Polyvalence et multi-langues
  • Des outils performants
  • Des solutions informatiques adaptées

>Une entité sœur complémentaire : L'UGIPS Association

  • 50 ans d'expérience au service des adhérents des contrats collectifs de prévoyance sociale

>Des expertises particulières mises à disposition

  • Désignation bénéficiaire en ligne
  • Solution d'hébergement informatique high tech
  • Traduction assurantielle en langue étrangère

À propos de ITESOFT - http://www.itesoft.fr

ITESOFT est un éditeur international de solutions de dématérialisation et de gestion agile de flux multicanaux. Grâce à un savoir-faire unique issu de ses laboratoires et programmes de recherche, ITESOFT bénéficie d'une reconnaissance internationale pour la performance, la robustesse et le caractère innovant de ses solutions et occupe la place de numéro 1 sur le marché français.

Les solutions ITESOFT, déployées pour dématérialiser et automatiser des processus critiques, traitent plus d'un milliard de documents chaque année chez plus de 750 clients de toute taille, dans tous les secteurs d'activité et dans 29 pays.

Créé en 1984, le groupe ITESOFT est implanté en Allemagne, au Royaume-Uni, aux USA et en France. Il opère avec des partenaires sur les marchés d'Europe Occidentale (Belgique, Luxembourg, Suisse), au Maghreb, en Australie et au Brésil. Il a réalisé en 2013 un chiffre d'affaires consolidé de 21,6 M€ avec un effectif de 196 collaborateurs. ITESOFT est coté sur le marché Euronext Paris depuis février 2001.

ITESOFT innove en proposant une nouvelle suite logicielle, ICPA (Intelligent Capture & Process Automation), dédiée à la gestion de flux multicanal orienté client ; cette solution inclut des outils de modélisation et de supervision de processus et capitalise sur le savoir-faire de capture.

Les métiers ciblés en priorité sont liés : 

  • Aux factures, qui génèrent des processus dont la dématérialisation amène des gains rapides et mesurables
  • Aux documents liés à la gestion de la relation client, processus dont la complexité augmente avec l'explosion de la mobilité et doit répondre à des impératifs de rapidité et d'agilité.

Les solutions ITESOFT s'adressent à tous types d'entreprises et sont donc conçues pour être accessibles avec souplesse. En mode licence sur site ou cloud, avec services d'accompagnement et de conseil, ou en mode SaaS, plus particulièrement destiné aux PME et experts comptables, commercialisé sous la marque YOOZ.

Proposition de valeur

Les solutions ITESOFT ont pour objectif de contribuer à l'efficacité et à l'agilité des organisations  dans la gestion de leurs processus incluant des documents. Au-delà des gains de productivités obtenus par la dématérialisation et à l'automatisation, notre ambition est d'aider nos clients à construire et gérer les processus métier garants de leur compétitivité présente et future. La mise en œuvre de ce type de solutions étant par essence disruptive, les consultants d'ITESOFT interviennent tant dans la mise en œuvre qu'en accompagnement du changement, afin de garantir la réussite des projets.

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