La Caisse d'Epargne d'Auvergne et du Limousin optimise son back-office grâce à la dématérialisation des documents

09 Mars, 2006, 10:27 GMT de Readsoft France

PARIS, March 9 /PRNewswire/ -- Pour optimiser les activités de back office et fluidifier les échanges entre services, la banque s'appuie sur les solutions ReadSoft (Stockholm RSOF). Deux plates-formes de dématérialisation ont été mises en oeuvre avec succès.

Dans un paysage de plus en plus concurrentiel, les banques cherchent à développer leur présence commerciale tout en optimisant leur gestion en back office. C'est dans cette optique que la Caisse d'Epargne d'Auvergne et du Limousin a choisi d'automatiser une partie de ses traitements : les factures et la gestion du processus de justification de la détention des Livrets d'Epargne Populaire (LEP).

95 % des factures sont traitées automatiquement

Jusqu'en 2005, trois personnes à temps plein étaient affectées à la saisie des factures et leur gestion comptable : deux salariés titulaires et un poste en contrat à durée déterminée qui ne devait pas être renouvelé. Pour permettre au service comptable de traiter efficacement le volume de factures entrantes (30 000 par an) à effectifs réduits, la banque choisit ReadSoft pour sa solution de numérisation à réception, rapide à mettre en oeuvre.

La solution ReadSoft DOCUMENTS for Invoices correspondait à notre besoin, explique Bernard Lacroix, Responsable de Département au sein de la comptabilité. "Grâce à ReadSoft nous avons réussi à industrialiser nos processus de saisie et d'approbation et nous avons supprimé la circulation du papier. Aujourd'hui, 95% de nos factures passent par la plate-forme. Seules quelques factures un peu exotiques sont encore provisoirement traitées manuellement".

Un circuit automatisé

Toutes les factures sont centralisées à la comptabilité où elles sont numérisées. Une fois les données extraites et interprétées (avec la solution Invoices), elles sont adressées pour approbation et saisie des informations nécessaires au suivi budgétaire - via le module de workflow ReadSoft IAS - aux directions gestionnaires. Le processus de validation concerne une centaine de valideurs, dont plus de la moitié est à la Direction Logistique de la banque.

Lorsque les factures sont approuvées, les données et les images de facture sont envoyées automatiquement dans le logiciel de gestion Novabank (Trilog). C'est de là que les utilisateurs peuvent consulter ultérieurement les images de factures. "La facture papier est archivée de façon définitive, précise Bernard Lacroix. Les utilisateurs, qu'ils soient à la comptabilité ou dans les directions gestionnaires, arrivent très facilement à travailler avec uniquement l'image de facture. Néanmoins, dans quelques circonstances ou demandes très exceptionnelles (contrôle fiscal par exemple), notre système d'archivage nous permet de retrouver et présenter la facture originale dans des délais courts >>.

La Caisse d'Epargne a mis en place un système d'alimentation réciproque des tables entre l'application Novabank et le module IAS de ReadSoft (mise à jour des tables de codification budgétaire par exemple). Chaque soir, les factures sont déversées dans Novabank qui génère le règlement de la facture, met en paiement le fournisseur et émet des fichiers pour la comptabilité générale, gérée en dehors de Novabank.

Des bénéfices immédiats

Mi-septembre 2005, la Caisse d'Epargne avait atteint son objectif de suppression du poste en CDD. En outre, la banque, qui compte deux sites administratifs à Clermont et Limoges où se trouve une partie des valideurs, a pu supprimer le système de navette papier qui existait jusqu'alors. << La circulation des documents est plus fluide et tout risque de perte de factures à disparu, se félicite Bernard Lacroix. Nous n'avons rencontré aucune difficulté significative lors de la mise en oeuvre. L'adhésion à la solution s'est faite rapidement. >>

Gestion du processus de justification de la détention des LEP : un délai de traitement ramené de 4 mois à 3 semaines

Le livret d'épargne populaire s'adresse aux personnes physiques non imposables ou ayant payé moins d'une certaine somme au titre de l'impôt sur le revenu de l'année précédente. La conservation du livret est subordonnée à la présentation d'un justificatif qui prouve que le détenteur remplit ou continue à remplir les conditions fiscales nécessaires. Le titulaire, suite à un courrier de relance, doit adresser à la banque un coupon complété auquel il doit joindre un justificatif : sa déclaration d'impôt ou une déclaration sur l'honneur. Selon la nature de la pièce jointe, le traitement sera différent.

Jusqu'en 2003, ces coupons étaient traités manuellement. Il fallait 4 mois et 3 personnes à temps plein pour traiter ce qui correspond à 25 000 lignes de compte. Avec la solution ReadSoft DOCUMENTS for Forms, les coupons sont désormais scannés pour identification du numéro de compte.

Dès la première année de mise en service de l'outil ReadSoft, en 2004, la Banque a constaté un gain de productivité très important, qui s'est encore amélioré en 2005.

"En 2005, nous avons commencé le dépouillement des courriers fin septembre et la numérisation mi-novembre. Nous avions terminé le traitement au 5 décembre, avec une personne affectée au courrier et une seconde à la numérisation des documents, commente Florence Joly, Responsable du département Evénement Client. Les informations identifiées par ReadSoft ont été croisées avec nos bases de données client. Nous avons relevé un taux d'erreur quasi nul. Le gain en Equivalent Temps Plein est très important. Par rapport à un traitement manuel, nous avons également gagné en fiabilité et en qualité de l'information. >>

Satisfaite de la productivité apportée par la plate-forme ReadSoft, la Banque envisage d'étendre son utilisation à d'autres documents.

    
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SOURCE Readsoft France