Shippers besparen miljarden op vervoerskosten

14 Mei, 2007, 09:00 BST Van ControlPay b.v.

BREDA, Nederland, May 14 /PRNewswire/ -- Het vervoer over de weg, de zee, de lucht en over het spoor wordt met de dag complexer. De onoverzichtelijkheid in de financiële controle van de bijbehorende transportfacturen echter ook, met alle bijkomende kosten van dien. Outsourcing blijkt hierin een oplossing te zijn waar steeds meer multinationals voor kiezen.

Vervoer wordt onoverzichtelijker

Onlangs heeft Beth Enslow, werkzaam bij het gerenommeerde onderzoeksbureau The AberdeenGroup, een uitgebreid onderzoek gehouden onder 380 multinationals behorend tot de Fortune 500. Het onderzoek richt zich op de wijze waarop deze verladers omgaan met het controleren en betalen van transportfacturen. De resultaten zijn verbazingwekkend.

Door een 100 % controle op juist gehanteerde tarieven, aantallen en gewichten, kan er ruim 8 % aan kosten bespaard worden in de Financial Supply Chain, tussen het moment van de daadwerkelijke order tot aan de uiteindelijke betaling van de vrachtfactuur. Het blijkt echter dat er niet of nauwelijks gecontroleerd wordt gezien de complexiteit van factoren. Alleen al in Europa liggen de totale transportkosten op meer dan 900 miljard Euro. Door een 100 % controle die een minimale besparing van 8 % oplevert liggen de kosten waarvoor het bedrijfsleven zichzelf jaarlijks benadeelt al op 72 miljard Euro.

Reeds langer is bekend dat steeds meer multinationals de productie units naar de zogenaamde "best cost countries" verplaatsen of dit overwegen te gaan doen. Dat betekent langere aanvoerlijnen, meer transport, meer overslag en meer combinaties van diverse soorten transport. Het betekent echter ook dat er geen sprake meer is van een simpel transporttarief gebaseerd op vervoer van A naar B, maar een vervoersfactuur die steeds ingewikkelder wordt en met een complexere kostenstructuur.

En is die factuur nog wel te controleren? Want wie controleert het tarief voor het wegvervoer in China, met aansluitend de zeevrachtkosten met al haar toeslagen zoals CAF, BAF, olietoeslagen, in time delevery / out of time delivery / next day delivery, MAUT tarieven en ga zo maar door? En als er dan nog gecontroleerd wordt, wordt dit dan centraal gedaan of juist decentraal? En waar worden al deze vervoerstarieven bewaard en wie waakt ervoor dat deze up-to-date zijn en blijven?

Uit het AberdeenGroup onderzoek komt eveneens naar voren dat 81 % van de onderzochte bedrijven de komende twee jaar van plan zijn om kostenbesparende maatregelen te gaan implementeren die liggen op het vlak van procurement, factuurcontrole en betaling. Deze zaken zouden dan eveneens gecentraliseerd moeten gaan worden aan bijvoorbeeld een externe partij.

Een van de bedrijven die deel heeft genomen aan het AberdeenGroup onderzoek, met een vrachtomzet van 40 miljoen Euro heeft ervoor gekozen de volledige factuurcontrole te outsourcen aan een gespecialiseerd bedrijf. Resultaat: na het eerste jaar een directe besparing van 3 miljoen Euro door middel van een efficiëntere en effectievere vervoersfactuur controle, een nauwkeurigere reporting, een betere inkoop en dit alles met een lagere personeelsbezetting.

Gespecialiseerde controle

Dit fenomeen, het zogenaamde "Freight Payment'; het outsourcen van de controle en betaling van vervoersfacturen, bestaat in de USA vanwege overheidregulatie al jaren. In Europa is het echter totaal nieuw en is er tot nu toe slechts één bedrijf dat zich volledig op dit vlak heeft gespecialiseerd.

ControlPay is tot op heden het enige bedrijf binnen Europa die zich met deze specialistische financiële controle bezig houdt. Zij treedt hierbij op als "Trusted Third Party" en heeft door haar werkwijze aangetoond enorme kostenbesparingen te kunnen realiseren voor zowel de verlader als de vervoerder.

Kees de Jongh, COO van ControlPay geeft aan: "hierbij wordt gestreefd om slechts één tarievendatabase op te zetten voor zowel de opdrachtgever als voor de vervoerder van waaruit de transportorders worden voorgecalculeerd. Via internet hebben beide partijen toegang tot deze database en kunnen wijzigingen die de transportprijs bepalen (zoals gewicht, tijden, afstanden etc.) direct verwerkt worden zodat er te allen tijde een correct eindbedrag ontstaat. Het complete proces is door KPMG gecertificeerd zijnde SAS 70 Type 2.".

"Het betekent namelijk ook dat de factuur van de vervoerder altijd juist is, niet meer gecorrigeerd hoeft te worden en dus binnen de gestelde betalingstermijn voldaan kan worden. Het komt niet meer voor dat vrachtnota's blijven liggen, omdat er iets niet klopt of omdat ze moeilijk te controleren zijn.

Multinationals zoals Bridgestone, PPG en Avery Dennison hebben hun controle van vervoersfacturen al succesvol geoutsourced naar ControlPay.

bekijk de website www.controlpay.com.

BRON ControlPay b.v.