Drei von vier Unternehmen hatten im vergangenen Jahr mit Governance-Vorfällen bei Microsoft 365 zu kämpfen, da die Einführung von KI schneller voranschreitet als der Aufbau der entsprechenden Kompetenzen zu deren Steuerung

ShareGate veröffentlicht den zweiten jährlichen „State of M365"-Bericht, der eine Governance-Krise aufzeigt: 67 % der Unternehmen setzen zwei oder mehr KI-Tools in ihren Tenants ein

MONTREAL, 23. September 2026 /PRNewswire/ -- Im vergangenen Jahr gewährten 38 % der Unternehmen ehemaligen Mitarbeitern oder Gästen weiterhin Zugriff, den diese eigentlich hätten verlieren müssen, 35 % stießen auf Lücken bei Audits oder der Compliance, und bei 26 % gelangten sensible Inhalte in die falschen Hände. Insgesamt erlebten 77 % mindestens einen Vorfall im Zusammenhang mit der Microsoft 365-Governance, da zwei Drittel mittlerweile zwei oder mehr KI-Tools für dieselben Inhalte einsetzen. Gleichzeitig nutzt nur 1 % ein speziell für diesen Zweck entwickeltes Governance-Tool. Die KI-Einführung schritt voran. Die Kontrollmechanismen hingegen nicht. Das Ergebnis sind Compliance- und Sicherheitsrisiken, die die meisten Unternehmen weder messen noch nachweisen können, dass sie diese unter Kontrolle haben.  

Das ist das zentrale Ergebnis des zweiten jährlichen „State of M365"-Berichts, der heute von ShareGate veröffentlicht wurde, dem Tool, das über 100.000 IT-Fachleuten hilft, ihre Unternehmensinhalte unter Kontrolle zu halten. Auf der Grundlage von zwei Umfragen unter fast 1.800 IT-Fachleuten und Führungskräften in neun Ländern untersucht der Bericht, wie Unternehmen im Jahr 2026 Inhalte in Microsoft 365 verwaltet, gesichert und migriert haben.  

Was diese Vorfälle schwerwiegender macht als noch vor einem Jahr, ist das Muster, das sich nun durch alle Fälle zieht. Die vollständige Copilot-Einführung hat sich von 29 % auf 56 % etwa verdoppelt, und 28 % dieser Mandanten nutzen drei oder mehr KI-Tools. Inhalte, die einst übermäßig geteilt wurden, sind nun zu einer Belastung geworden, die ein KI-Tool auf Anfrage abrufen kann.  

Der Bericht nennt drei Faktoren, die hinter der Vorfallrate stehen: eine lückenhafte Transparenz in den eigenen Umgebungen, übermäßiges Vertrauen in die Qualität der Governance dieser Umgebungen und eine Lücke bei den KI-Governance-Kompetenzen, die noch nicht geschlossen wurde. Was den ersten Punkt betrifft, hat sich nichts geändert: Der Anteil speziell entwickelter Governance-Tools liegt nach wie vor bei 1 % – genau wie 2025 –, während 57 % integrierte Microsoft-Tools nutzen, 38 % auf manuelle bzw. interne Richtlinien setzen und 4 % überhaupt keine Governance haben.  

Die Untersuchung zeigt zudem, dass viele Unternehmen auf regelmäßige Überprüfungen setzen, um Probleme aufzudecken, die durch die tägliche Zusammenarbeit in einer professionellen Microsoft 365-Umgebung entstehen. 65 % der Teams erfahren erst im Nachhinein durch vierteljährliche Audits oder Beschwerden von Nutzern davon, während nur 35 % auf proaktive Überwachung und automatisierte Warnmeldungen setzen. Überraschenderweise verläuft die Selbsteinschätzung der Governance in die entgegengesetzte Richtung. 63 % der Unternehmen beschreiben ihre Governance als „operationalisiert" oder besser – diese Angabe stammt aus derselben Gruppe von 77 %, die einen Vorfall gemeldet hat –, wobei nur 1 % speziell für diesen Zweck entwickelte Tools einsetzt.

„Die meisten der Tenant-Umgebungen, die ich mir anschaue, sind nicht defekt; man weiß einfach nicht, was in ihnen vor sich geht." Die Teams fühlen sich sicher, weil noch nichts zutage getreten ist, aber das bedeutet nicht, dass alles in Ordnung ist", sagte Richard Harbridge, Principal Industry Advisor bei ShareGate. „Genau in dieser Lücke zwischen ‚keine Neuigkeiten' und ‚keine Probleme' liegen die Governance-Vorfälle, und wenn man mehrere KI-Tools einsetzt, verschärft sich das Transparenzproblem schnell. Die Lösung liegt nicht in mehr Sorgfalt oder einem größeren Team. Es sind Tools und Prozesse, die Probleme bereits in der ersten Woche statt erst im dritten Monat aufdecken und beheben."

Weitere Erkenntnisse aus dem Bericht sind:

• Copilot ist in Microsoft-365-Tenants mittlerweile nahezu allgegenwärtig. 93 % der Unternehmen setzen es in irgendeiner Form produktiv ein, gegenüber 82 % im Jahr 2025.

• Der KI-Stack ist fragmentiert. Neben Copilot nutzen 54 % ChatGPT Enterprise, 36 % Gemini und 32 % Claude for Work. 

• KI ist bereits ein wesentlicher Kostenposten. 22 % der Unternehmen geben an, dass KI mehr als ein Fünftel ihres IT-Budgets ausmacht; bei Teams, die Copilot vollständig eingeführt haben, steigt dieser Anteil auf 32 %.  

• Bessere Kontrollmechanismen für KI-Agenten sind laut IT-Fachleuten die wichtigste Maßnahme, die am meisten helfen würde – 34 % nannten dies als oberste Priorität, noch vor der Unterstützung durch die Führungskräfte (20 %) und automatisierten Korrekturmaßnahmen (18 %). Mehr Budget landete mit 3 % auf dem letzten Platz.

• Compliance-Anforderungen verhindern in zunehmendem Maße Microsoft 365-Migrationen. 34 % der Unternehmen gaben an, dass Compliance-Bedenken sie in den letzten 12 Monaten dazu veranlasst haben, eine Migration zu verzögern oder ganz zu vermeiden – ein Anstieg gegenüber 20 % 2025. 87 % sagten, dass Compliance-Anforderungen Migrationsentscheidungen erheblich oder mäßig beeinflussen – ein Anstieg gegenüber 82 %.

• Fast niemand würde seine letzte Migration auf die gleiche Weise durchführen. Nur 7 % würden nichts ändern. Am meisten bedauern die Befragten, nicht früher mit der Planung begonnen zu haben (45 %), die Tools nicht früher angeschafft zu haben (38 %) und die Quellumgebung nicht zuerst bereinigt zu haben (36 %).

• Die meisten Umgebungen sind nach wie vor zwischen Cloud und On-Premises aufgeteilt. 68 % arbeiten hybrid, was bedeutet, dass jede Kontrollmaßnahme zweimal angewendet werden muss. Nur 28 % sind vollständig in der Cloud, ein Anstieg gegenüber 22 % im Vorjahr.  

Der „State of M365"-Bericht kombiniert zwei Umfragen auf Basis von Selbstauskünften, die jeweils in neun Ländern durchgeführt wurden: 943 IT-Fachleute, von Managern bis hin zu Vizepräsidenten, zu den Themen Microsoft 365-Migration, Compliance und Governance sowie 851 IT-Führungskräfte zu den Themen KI-Einführung, Kosten und Risiken. Die Prozentangaben basieren auf den Antwortdaten der jeweiligen Frage. Zu den Governance-Vorfällen zählten übermäßige Freigabe von Daten, veraltete Zugriffsrechte, Lücken bei der Revision sowie Schatten-IT/KI. Eine fünfte Kategorie – Nutzer, die Inhalte nicht finden können – wurde von 41 % der Unternehmen gemeldet, jedoch nicht in die Gesamtzahl einbezogen; andernfalls hätte diese bei 82 % gelegen.  

Die vollständige Studie State of M365 ist auf der Website von ShareGate verfügbar und enthält marktbezogene Einblicke für die Vereinigten Staaten, Kanada, das Vereinigte Königreich, Frankreich, Deutschland, Irland, die Niederlande, Australien und Japan. Die interaktive Microsite enthält den „Microsoft 365 Governance Index", mit dem IT-Teams ihre eigene Umgebung anhand der Ergebnisse nach Land, Branche oder Unternehmensgröße vergleichen können.

Informationen zu ShareGate   
ShareGate sorgt dafür, dass Unternehmensinhalte für alles bereit sind, was als Nächstes kommt. Es hilft Unternehmen dabei, zu verstehen, was sich in ihrem Microsoft 365-Tenant befindet, Inhalte an den richtigen Ort zu verschieben und sie unter Kontrolle zu halten, sodass sie stets wissen, was sie haben, wo es sich befindet und wer darauf zugreifen kann.  

Mehr als 100.000 IT-Fachleute nutzen ShareGate: interne Teams, die ihre eigene Microsoft 365-Umgebung betreiben, sowie Berater, Systemintegratoren und Wiederverkäufer, die diese Aufgaben für ihre Kunden übernehmen. Die Lösung überträgt jeden Monat mehr als 5 Petabyte an Daten und begleitet die Anwender seit 15 Jahren bei ihrer Arbeit.  

ShareGate wird von Workleap Technologies entwickelt, einem Softwareunternehmen mit Sitz in Montréal.

Medienkontakt  :
Tanner Garza 
PANBlast für ShareGate  
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