La creciente cantidad de papel sigue siendo un problema para las empresas europeas

LONDRES, October 4, 2012 /PRNewswire/ --

Un estudio muestra cómo las empresas europeas son cada vez más conscientes de la importancia de gestionar sus documentos en papel de forma más eficiente y respetuosa con el medio ambiente

Un estudio europeo publicado por la compañía de gestión de la información Iron Mountain demuestra que gestión de documentos sigue siendo un problema para las empresas y que la mayoría de las veces no está en la lista de prioridades de los directivos.

Alrededor de la mitad de las empresas europeas consultadas por Iron Mountain (un 45%) 45 per cent) tiene problemas para gestionar su información y a más de la mitad (el 59%) les preocupa el hecho de que el almacenamiento de documentos en papel requiera demasiado espacio. Casi la mitad - 49% - de las empresas no tiene la gestión documental centralizada en una persona, por lo que la responsabilidad del almacenamiento de datos físicos y digitales recae en diferentes departamentos o individuos dentro de la compañía.

Iron Mountain cree que la oficina sin papel es aún algo lejano, ya que la realidad es que las empresas siguen produciendo, copiando y almacenando documentos físicos.

Según la AIIM (Association of Information and Image Management), las empresas manejan diez veces más información ahora que hace cinco años. Muchas compañías se esfuerzan por mantener el control de las ingentes  cantidades de facturas, datos de clientes, licencias, etc., que guardan. Estas cantidades crecientes de documentos y archivos están ocupando un precioso y costoso espacio en céntricos edificios de las mayores ciudades europeas.

Sobre este problema, Ignacio Chico, director general de Iron Mountain comenta: "Antes de embarcarse en un programa para reducir la cantidad de papel, las empresas tienen que ser conscientes de qué tipo de información poseen y separar la que es crítica y más valiosa del resto. Las organizaciones eficientes en el uso del papel son aquellas que custodian sus archivos más importantes en localizaciones fuera de sus oficinas, además digitalizar los documentos en papel y, cuando se precisa, destruir y reciclar aquellos que ya no sirven".

Ante esta situación, Iron Mountain asesora a las empresas para dar una mejor respuesta a los retos inherentes a la información y transformarlos en beneficios.