Le aziende europee stanno perdendo l'opportunità di aumentare i profitti di 46 miliardi di euro

LONDRA, June 30, 2011 /PRNewswire/ --

Da una ricerca condotta da Coleman Parkes Research per conto di Ricoh Europe emerge come le aziende europee si stiano lasciando sfuggire un potenziale aumento di profitti di46 miliardi di euro. Questo a causa di inefficienze nella gestione delle informazioni e dei processi critici che sono ancora prevalentemente basati su attività manuali. Il white paper "Process Efficiency Index" mette in evidenza come i dipendenti responsabili dei processi documentali critici impieghino ogni anno per la loro gestione circa 362 milioni di ore del loro tempo, il che corrisponde a un costo complessivo pari a 147 miliardi di euro.

La ricerca^[1] esamina la modalità con la quale le organizzazioni europee stanno gestendo i "processi documentali critici", vale a dire quei processi che si verificano con regolarità e hanno un impatto diretto sull'interazione dell'azienda con clienti e dipendenti. Lo studio mette inoltre in evidenza le aree di miglioramento e il ritorno economico che si potrebbe ottenere attraverso tali miglioramenti.

Carsten Bruhn, Executive Vice President di Ricoh Europe commenta: "L'obiettivo dell'Indice è fornire ai CIO elementi utili per una migliore gestione dei processi critici. Le aziende europee che vogliono rimanere competitive e rispondere alle sfide dell'attuale contesto di mercato devono riuscire a migliorare l'efficienza e la sicurezza di tali processi".

"La ricerca indica chiaramente come i processi manuali basati su documenti cartacei abbiano un impatto negativo nelle aziende. Si pensi ad esempio ai rischi per la sicurezza che derivano dall'archiviazione dei documenti critici esclusivamente in formato cartaceo, senza alcun tipo di back-up. La gestione dei processi manuali è inoltre dispendiosa in termini di tempo e i dipendenti non riescono poi dedicarsi ad attività a valore aggiunto che potrebbero ad esempio migliorare la soddisfazione dei clienti".

La maggior parte delle aziende europee concorda sul fatto che i processi documentali critici possano essere notevolmente ottimizzati. Migliore condivisione delle conoscenza (67%), maggiore sicurezza delle informazioni (67%) e incremento della produttività (65%) sono le prime tre priorità che le aziende prendono in considerazione al momento di rivedere i processi. Le principali barriere che ostacolano il miglioramento dei workflow sono identificate nella mancanza di tempo (45%) e di risorse (35%).

Un modo per migliorare rapidamente la gestione dei flussi documentali è ricorrere all'outsourcing. Le aziende europee sono invece piuttosto restie ad affidare a terzi la gestione dei processi documentali; questa decisione dipende da preoccupazioni inerenti la sicurezza e la perdita di controllo sui processi. In realtà, nonostante questa preoccupazione, mancano nelle aziende le misure necessarie per garantire la sicurezza dei documenti: 1 azienda su 12 non dispone di alcun sistema e il 36% ha ammesso di avere perso o archiviato nel posto sbagliato informazioni importanti.

Nonostante le numerose tecnologie disponibili, dalla ricerca emerge come la maggior parte dei processi sia ancora basata su attività manuali che potrebbero essere automatizzate. In media,  il 43% di tutte le informazioni critiche per le aziende viene archiviato esclusivamente in formato cartaceo, con conseguenti errori, inefficienze e perdite di tempo. Solo nel 22% delle organizzazioni vengono implementati workflow automatizzati.

Conclude Bruhn: "Una strategia correttamente gestita e che riguardi l'azienda nella sua globalità consente di ridurre i costi, migliorando allo stesso tempo la collaborazione tra i reparti e la produttività. Questa strategia ha come punto di partenza l'analisi delle modalità con cui le informazioni vengono generate, gestite e archiviate per produrre risultati. Per il successo del progetto è poi fondamentale coinvolgere i dipendenti mediante piani di change management e attività di formazione, in modo che utilizzino al meglio le nuove tecnologie e ne comprendano le potenzialità".

Il white paper può essere scaricato dal link http://www.ricoh.it/thoughtleadership

Ricoh Company Ltd è un fornitore globale di soluzioni e servizi che consentono alle aziende di migliorare i processi di business e la gestione delle informazioni. Fondata nel 1936, Ricoh Company Ltd ha registrato negli anni una crescita costante fino a raggiungere un fatturato di oltre 21,1 miliardi di dollari. La crescita è il risultato di due leve competitive: la ricerca e sviluppo (ogni anno il 6% del fatturato è investito in innovazione) e l'acquisizione di competenze specialistiche per estendere la presenza di mercato. A livello globale Ricoh conta 272 filiali e 108.500 collaboratori.

Ricoh Italia è una delle più importanti realtà italiane nel settore dell'IT con una quota di mercato del 23,8% per quanto concerne le apparecchiature multifunzione (totale) e del 29,8% nel mercato dei multifunzione a colori che per l'azienda rappresenta un ambito core (fonte: InfoSource, 2010). L'offerta di Ricoh Italia è rivolta a quelle aziende che intendono migliorare la gestione dei documenti e delle informazioni aziendali, aumentando l'efficienza organizzativa e riducendo allo stesso tempo i costi. Per consentire alle aziende di raggiungere questi obiettivi Ricoh Italia propone un'ampia gamma di soluzioni hardware - tra cui multifunzioni digitali, stampanti laser e periferiche per il Production Printing - e software per la gestione avanzata del documento (acquisizione, archiviazione, workflow, distribuzione). A queste soluzioni si aggiungono servizi - tra cui il Pay Per Page Green e i Managed Document Services - che permettono alle aziende di innovare e razionalizzare l'infrastruttura tecnologica di stampa e di document management, portando a benefici quali ottimizzazione dei costi, riduzione dell'impatto ambientale e possibilità di fare evolvere il progetto al variare delle esigenze. Con l'Outsourcing Ricohmette a disposizione delle aziende tecnologie all'avanguardia e personale qualificato che si occupa di tutte le attività relative, ad esempio, alla gestione dell'ufficio posta e del centro stampa. L'offerta di Ricoh va oltre le tecnologie per la gestione dei documenti: con gli IT Services Ricoh si pone come l'unico interlocutore per la fornitura, il monitoraggio e la gestione di tutti gli asset IT, tra cui pc, server e software.

1. La ricerca è stata condotta dalla società indipendente di ricerche Coleman Parkes Research per conti di Ricoh Europe. Le persone intervistate sono responsabili dei processi documentali critici all'interno dei seguenti dipartimenti aziendali: contabilità/finanza, commerciale, legale, HR e buste paga, gestione delle relazioni con i clienti, del magazzino e della supply chain. Sono state condotte 458 interviste telefoniche a manager di organizzazioni di grandi dimensioni (da 1000 dipendenti in su) in Belgio, Francia, Germania, Italia, Paesi Bassi, Paesi Scandinavi (Svezia, Finlandia, Norvegia e Danimarca), Spagna, Svizzera e Regno Unito. Le aziende appartengono ai seguenti settori merceologici: Education, Legale, Servizi, Sanità, Manifatturiero e Servizi Finanziari. Sono state inoltre realizzate interviste di carattere qualitativo con i CIO europei per raccogliere il loro punto di vista sui processi documentali per la loro azienda critici.

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Luca Tomelleri
Mktg Communication Manager
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