Les organismes de services financiers, de santé et d'éducation sont menacés de violation de conformité des documents

LONDRES, September 7, 2011 /PRNewswire/ --

En accord avec une nouvelle étude utilisant le Ricoh Process Efficiency Index, les documents d'affaires critiques au sein des organismes de services de santé, d'éducation et financiers, sont de plus en plus menacés de perte ou d'être en violation des règles de conformité des documents essentiels. L'étudea été menée par Coleman Parkes Research et comprenait des entretiens avec 458 cadres supérieurs dans six secteurs de marchés verticaux en Europe. Elle a montré que 31 pour cent de toutes les organisations européennes continuent de perdredes documents importants, tandis que 24 pour cent n'ont aucune piste de vérification des installations en place pour suivre et surveiller la circulation des informations commerciales critiques.

« La dynamique faisant face au lieu de travail du futur tels que la mondialisation et les changements démographiques alimente la surcharge d'informations. D'ici 2020 le volume des informations numériques sera de 30 fois supérieur au volume actuel et celui des fichiers de 60 fois supérieur^[1]. Ce concept de « Big Data » combiné avec l'évolution de la culture du lieu de travail, signifie que la gestion efficace des données et la conformité aux réglementations des documents est d'une importance primordiale pour les organisations de tous les marchés verticaux » indique Carsten Bruhn, Vice-président exécutif chez Ricoh Europe.

Il continue : « Toutefois, ces résultats révèlent que de nombreuses organisations européennes admettent ne toujours pas gérer leurs documents critiques de processus d'affaires de manière efficace, les laissant vulnérables pour l'avenir ».

L'étude a montré que même les industries les plus fortement réglementées sont en péril. Un DPI dans le secteur de la santé a déclaré : « Nous travaillons avec la FDA (Food and Drug Administration) et l'EMA (Agence européenne des médicaments) donc toutes les informations dans notre industrie doivent être absolument sécurisées, sinon il y aurait de sérieuses interrogations sur la validité de nos données ». Cependant, l'étude a montré que près d'un tiers (29 pour cent) des entreprises du domaine de la santé n'ont pas de processus de piste de vérification pour leurs documents critiques d'affaires.    

À propos de la capacité de récupérer des informations critiques d'affaires en toute sécurité et rapidement, un DPI du secteur des services financiers a déclaré : « ...en raison du volume considérable de documents qui doit être examiné, il peut parfois être très difficile de traquer ce qui nous recherchons - c'est un autre problème pour nous ». Les données révèlent également une tendance similaire, avec moins de la moitié des organisations européennes de services financiers (seulement 45 pour cent) confirmant qu'ils ont la capacité de créer des pistes de vérification pour tous les documents d'affaires confidentiels critiques et 20 pour cent dans les services financiers rapportant qu'ils n'ont absolument aucun processus en place. Ces chiffres sont importants et auront un impact sur le respect de la loi Sarbanes-Oxley qui impose que les organisations doivent garantir que les documents critiques d'affaires ne soient pas modifiés, détruits ou égarés.

Plus inquiétant encore, 31 pour cent de toutes les entreprises européennes sont toujours enclines à perdre des documents importants. Les organisations du secteur de l'éducation ont été jugées les plus alarmantes avec 38 pour cent admettant qu'elles perdent ou égarent parfois des informations d'affaire critiques par rapport à 14 pour cent dans le secteur juridique. Plus de la moitié de toutes les entreprises (52 pour cent) ont avoué que le plus grand impact représentait des retards de processus d'affaire significatifs. Sans compter les impacts comme la réputation compromise, le non-paiement des factures, la perte d'informations d'affaires critiques, les violations de conformité et les clients insatisfaits.

Bruhn ajoute : « À une époque où les organisations des secteurs verticaux devraient améliorer leur efficacité opérationnelle afin d'être concurrentielles sur le marché mondial, l'étude montre que beaucoup s'exposent inutilement aux risques ».

« Alors que les DPI révisent leurs processus critiques et appliquent les méthodes « Big Data » au sein de leurs organisations, ils ont aussi besoin du soutien des directeurs de l'exploitation et des PDG pour implémenter les changements nécessaires dans les pratiques de travail et le traitement des documents. Puis, avec le bon partenaire professionnel, ils peuvent correctement mettre en œuvre une stratégie d'optimisation de bout en bout qui permettra de faire baisser les coûts des entreprises, aura un impact énorme sur la collaboration des effectifs et l'efficacité, assurant la conformité avec les règlements concernant les documents au sein de leurs marchés verticaux spécifiques ».

Consultez l'étude complète sur le site http://www.ricoh-europe.com/thoughtleadership

À propos de Ricoh

Ricoh Company, Ltd (Ricoh Company) est une société Fortune 500 mondiale spécialisée dans les technologies et services qui transforment les processus documentaires intensifs à haut volume des entreprises pour les rendre plus efficaces. Ce résultat est obtenu grâce à l'expertise de Ricoh dans les services de documents gérés, d'impression de production, de solutions bureautiques et de services informatiques.  

En travaillant avec Ricoh, les entreprises peuvent rationaliser leur façon de travailler, devenir plus efficaces et rentables et partager plus efficacement les connaissances au sein de leur organisation. Avec un effectif global de 109 014 employés, Ricoh est implantée en Europe, aux Amériques, en Asie-Pacifique, en Chine et au Japon.

Ricoh Europe Holdings PLC est une société anonyme et le siège EMEA de Ricoh Company, avec des bureaux situés à Londres, au Royaume-Uni et à Amstelveen, aux Pays-Bas. Au cours de l'exercice clos le 31 mars 2011, les revenus provenant de l'exploitation EMEA de Ricoh ont atteint 413,9 milliards de yens, (environ 4,99 milliards USD). Les ventes mondiales de Ricoh ont atteint 1 942 milliards de Yens (approximativement 23,4 milliards USD) durant l'année fiscale close le 31 mars 2011.

À propos de l'Indice d'efficacité des processus Ricoh

Le Ricoh Process Efficiency Index (Indice d'efficacité des processus Ricoh) a été élaboré par le cabinet de recherche indépendant Coleman Parkes et commandé par Ricoh Europe. Les participants au sondage ont exercé la pleine responsabilité de la gestion des processus entourant les documents d'affaires critiques au sein de leur organisation et faisaient partie des services suivants : Finances / comptabilité, ventes, RH ou service de paie, informations client, légal, entrepôt et chaîne d'approvisionnement. L'étude a consisté en 458 enquêtes téléphoniques au sein de grandes organisations (1000 salariés +), situées en Belgique, France, Allemagne, Italie, Pays-Bas, dans les pays nordiques (Suède, Finlande, Norvège et Danemark), en Espagne, en Suisse et au Royaume-Uni. Les organisations font partie des secteurs de l'éducation, juridique, des services publics, de la santé, de la fabrication et des services financiers. Des entretiens qualitatifs ont également été réalisés avec les DPI européens pour obtenir des commentaires supplémentaires au sujet de leurs processus de documents critiques d'affaires.

1. IDC Gestion d'impression et Services documentaires pour contrôler les coûts de l'information d'aujourd'hui et de demain  - Janvier 2011 - http://www.ricoh-europe.com/services-solutions/knowledge-base/white-papers-research/managed-print-and-document-services/index.aspx