Loin d'être sans papier, les bureaux d'aujourd'hui en sont encombrés

PARIS, October 26, 2012 /PRNewswire/ --

Une étude récente  d'Iron Mountain  révèle que les entreprises européennes s'exposent aux risques de perdre des informations du fait de leurs programmes de stockage des archives papier trop souvent chaotiques

A l'approche de la Journée mondiale sans papier, le 25 octobre, une nouvelle étude du spécialiste de la gestion de l'information Iron Mountain révèle que beaucoup de sociétés en Europe ne sont pas prêtes à ne plus utiliser de papier. Les entreprises ont toujours besoin des documents papier pour leur fonctionnement. L'étude démontre aussi que l'archivage de documents sur site pose souvent des problèmes.

Pour cette étude, Iron Mountain a interrogé de nombreux responsables de l'information des entreprises au Royaume-Uni, en Allemagne, en France, aux Pays-Bas, en Espagne et en Hongrie. Il en résulte que plus de la moitié des entreprises (58 %) archivent la majorité de leurs dossiers papier dans un lieu central situé dans leurs locaux. Souvent, ces informations sont conservées dans les caves, avec ce que cela suppose d'exposition aux risques d'inondation, aux moisissures ou encore aux rongeurs.

Plus de la moitié (51 %) des entreprises sondées par Iron Mountain reconnaissent conserver en vrac les impressions de leurs échanges avec leurs clients, pourtant elles sont 45 % à déplorer des conditions d'accès et de stockage  extrêmement difficiles , qui empêchent la récupération des informations dans des délais raisonnables et donc la protection des données. 37 % vont jusqu'à définir leurs conditions de stockage de chaotiques , sans structure ou si peu, au point que certains dossiers archivés ne réapparaîtront jamais. Plus inquiétant encore, 2 % des entreprises n'ont aucune structure permettant de stocker leur communication avec leurs clients.

Beaucoup se préoccupent de l'impact commercial de leur gestion de documents papier. Moins d'un quart (24 %) estiment que leur accès aux informations des clients est suffisant pour assurer des niveaux satisfaisants de gestion de la relation client. 49 % craignent de perdre des documents historiques de valeur.

Marc Delhaie, Iron Mountain France, A notre avis, plutôt que de se ruer vers le tout numérique, les entreprises devraient chercher à comprendre quelle utilisation elles font de l'information pour ne numériser que les documents qu'elles vont devoir réutiliser fréquemment. Tout le reste peut être archivé sur un site distant pendant une période de rétention convenue dans le cadre d'un programme de responsabilité des informations de d'entreprise, ou Corporate Information Responsability.