Nei settori Sanitario, Educazione e Finanziario i documenti sono a rischio di non conformità

LONDRA, September 7, 2011 /PRNewswire/ --

I settori Sanitario, Educazione e Finanziario non gestiscono e proteggono i documenti in maniera corretta e conforme alle normative. Questo è quanto emerge dal Ricoh Process Efficiency Index, uno studio condotto da Coleman Parkes Research per conto di Ricoh intervistando i manager di 485 aziende di tutta l'Europa. Secondo lo studio il 31% delle organizzazioni europee perde documenti importanti e il 24% non è in grado di tracciare e monitorare le informazioni e i dati di business.

"Alcune tendenze, come ad esempio la globalizzazione e i cambiamenti demografici,  causano un aumento dei volumi di dati che le aziende devono gestire. Entro il 2020 le informazioni digitali cresceranno del 30% e il numero di file del 60%^[1]. Questa crescita, unita ai cambiamenti culturali in corso nelle aziende, rende necessaria in tutti i settori di mercato una gestione delle informazioni che sia efficiente e in linea con le normative" - spiega Carsten Bruhn, Executive Vice President di Ricoh Europe.

Carsten Bruhn continua: "Le aziende, come dimostra il Process Efficiency Index, ammettono di essere ancora lontane da questo obiettivo, esponendosi così a rischi di notevole entità e perdendo competitività sui mercati globali."

Lo studio mette in evidenza come anche i settori maggiormente regolamentati stiano correndo dei rischi. Il CIO di un'azienda sanitaria afferma: "Lavoriamo con la FDA (Food and Drug Administration) e l'EMA (European Medicines Agency), per cui tutte le informazioni alla base delle attività devono essere protette altrimenti verrebbe messa in dubbio la validità dei nostri dati." Dall'Index emerge invece come un terzo delle aziende (29%) del settore sanitario non tenga traccia dei processi documentali critici.

Riferendosi alla capacità della propria organizzazione di trovare le informazioni di cui necessita in maniera rapida ed efficace, il CIO di un'azienda fornitrice di servizi finanziari afferma: "a causa dei volumi di dati che gestiamo, le attività di search and retrieval risultano difficoltose e questo costituisce un grosso problema."

Nel settore Finanziario meno della metà delle organizzazioni ha implementato processi per monitorare i documenti di business riservati e il 20% non fa nulla a riguardo. Le aziende non riescono così ad ottemperare alla Sarbanes-Oxley che impone loro di assicurarsi che i documenti critici non vengano alterati, distrutti oppure archiviati erroneamente.

Altrettanto preoccupante risulta il fatto che il 31% delle organizzazioni europee abbia ammesso di aver perso informazioni vitali, una percentuale che sale al 38% nel settore dell'Education (scende invece al 14% nel settore legale).

Secondo la maggior parte delle aziende (52%) coinvolte nell'indagine questa situazione si traduce in ritardi nei processi. Tra gli altri impatti negativi citati vi sono danni alla reputazione, mancato pagamento di fatture, perdita di informazioni vitali, non conformità alle normative e insoddisfazione da parte dei clienti.  

Conclude Bruhn: "le aziende di tutti i settori devono quindi migliorare l'efficienza nella gestione dei documenti per riuscire a competere nei mercati globale ed evitare inutili rischi."

"Quando i CIO si apprestano a innovare i processi critici devono ottenere il supporto del COO e del CEO, perché questo massimizza la gestione dei cambiamenti organizzativi. Con il supporto del partner, viene realizzata una strategia di ottimizzazione che consenta di ridurre i costi, di aumentare l'efficienza e di rispettare le normative specifiche del settore."

Il Process Efficiency Index può essere scaricato dal link: http://www.ricoh.it/services-solutions/knowledge-base/white-papers-research/process-efficiency-index/index.aspx

Il Ricoh Process Efficiency Index

La ricerca è stata condotta dalla società indipendente di ricerche Coleman Parkes Research per conti di Ricoh Europe. Le persone intervistate sono responsabili dei processi documentali critici all'interno dei seguenti dipartimenti aziendali: contabilità/finanza, commerciale, legale, HR e buste paga, gestione delle relazioni con i clienti, del magazzino e della supply chain. Sono state condotte 458 interviste telefoniche a manager di organizzazioni di grandi dimensioni (da 1000 dipendenti in su) in Belgio, Francia, Germania, Italia, Paesi Bassi, Paesi Scandinavi (Svezia, Finlandia, Norvegia e Danimarca), Spagna, Svizzera e Regno Unito. Le aziende appartengono ai seguenti settori merceologici: Education, Legale, Servizi, Sanità, Manifatturiero e Servizi Finanziari. Sono state inoltre realizzate interviste di carattere qualitativo con i CIO europei per raccogliere il loro punto di vista sui processi documentali per la loro azienda critici.

Ricoh CompanyLtd è un fornitore globale di soluzioni e servizi che consentono alle aziende di migliorare i processi di business e la gestione delle informazioni. Fondata nel 1936, Ricoh Company Ltd ha registrato negli anni una crescita costante fino a raggiungere un fatturato di oltre 21,1 miliardi di dollari. La crescita è il risultato di due leve competitive: la ricerca e sviluppo (ogni anno il 6% del fatturato è investito in innovazione) e l'acquisizione di competenze specialistiche per estendere la presenza di mercato. A livello globale Ricoh conta 272 filiali e 108.500 collaboratori.

Ricoh Italia è una delle più importanti realtà italiane nel settore dell'IT con una quota di mercato del 23,8% per quanto concerne le apparecchiature multifunzione (totale) e del 29,8% nel mercato dei multifunzione a colori che per l'azienda rappresenta un ambito core (fonte: InfoSource, 2010). L'offerta di Ricoh Italia è rivolta a quelle aziende che intendono migliorare la gestione dei documenti e delle informazioni aziendali, aumentando l'efficienza organizzativa e riducendo allo stesso tempo i costi. Per consentire alle aziende di raggiungere questi obiettivi Ricoh Italia propone un'ampia gamma di soluzioni hardware - tra cui multifunzioni digitali, stampanti laser e periferiche per il Production Printing - e software per la gestione avanzata del documento (acquisizione, archiviazione, workflow, distribuzione). A queste soluzioni si aggiungono servizi - tra cui il Pay Per Page Green e i Managed Document Services - che permettono alle aziende di innovare e razionalizzare l'infrastruttura tecnologica di stampa e di document management, portando a benefici quali ottimizzazione dei costi, riduzione dell'impatto ambientale e possibilità di fare evolvere il progetto al variare delle esigenze. Con l'Outsourcing Ricohmette a disposizione delle aziende tecnologie all'avanguardia e personale qualificato che si occupa di tutte le attività relative, ad esempio, alla gestione dell'ufficio posta e del centro stampa. L'offerta di Ricoh va oltre le tecnologie per la gestione dei documenti: con gli IT Services Ricoh si pone come l'unico interlocutore per la fornitura, il monitoraggio e la gestione di tutti gli asset IT, tra cui pc, server e relativi software di base.

1. IDC Managed Print and Document Services for Controlling Today's and Tomorrow's Information Costs - January 2011 - http://www.ricoh-europe.com/services-solutions/knowledge-base/white-papers-research/managed-print-and-document-services/index.aspx